19 Beste Software für virtuelle Assistent:innen (2024)

Als virtuelle Assistenz hast du oft alle Hände voll zu tun. Du jonglierst unzählige Aufgaben für deine Kund:innen in kurzer Zeit.

Effizient mit deiner Zeit umzugehen ist also kein Luxus, sondern absolute Notwendigkeit.

Marktweit gibt es zahlreiche Softwarelösungen speziell für virtuelle Assistent:innen, aber nicht alle halten, was sie versprechen.

In diesem Guide stelle ich dir die wichtigsten Tools vor, die du als virtuelle Assistenz wirklich brauchst. Und keine Sorge – Google Meet/Zoom und Co. überspringen wir hier ganz bewusst 😉

Zusammenfassung: Hier ist die Liste der Tools für virtuelle Assistent:innen, die dir garantiert den Alltag erleichtern:

1. Website-Baukästen – WordPress & Squarespace
2. Tool für Kundenstimmen – Famewall
3. Kalender- und Terminplanung – Calendly & Cal
4. Rechnungs-Tools – Dubsado & Honeybook
5. Zeiterfassung – Toggl & Famewall's Freelance tracker
6. Grafik-Tool – Canva
7. Projektmanagement – Trello, Asana & ClickUp
8. Messengers – Slack & Voxer
9. Social Media Planung – Pallyy & Metricool
10. Video-Sharing-Tools – Loom & Tella

1. Website-Baukasten

Das Erste, was du als virtuelle Assistenz brauchst, ist eine eigene Website.

Es gibt viele virtuelle Assistent:innen auf dem Markt, aber mit deiner eigenen hochkonvertierenden Website verschaffst du dir einen klaren Vorteil.

Deine Website ist dein Verkaufsgespräch. Potenzielle Kund:innen kannst du gezielt dorthin leiten und ihnen so die Entscheidung für deine Services erleichtern.

Auch wenn es viele moderne Baukästen gibt, empfehlen sich zuverlässige Anbieter mit langer Marktpräsenz – sie verursachen weniger Kopfschmerzen.

Nach diesen Kriterien werfen wir hier einen genauen Blick auf WordPress & Wix, denn diese Baukästen sind bezahlbar und sollten in keinem Software-Arsenal virtueller Assistent:innen fehlen.

WordPress

WordPress ist ein sehr beliebter Website-Baukasten mit zahlreichen Funktionen direkt out-of-the-box.

Das Besondere an WordPress: Mit den vielen Themes und Plugins kannst du dein Webprojekt flexibel gestalten.

Zum Beispiel hilft dir das Yoast SEO-Plugin bei der Optimierung deiner Website für Suchmaschinen, Keyword Recherchen, Inhaltsanalysen und mehr.

Du kannst außerdem Kundenstimmen mit wenigen Klicks in WordPress einbinden und sammeln.

WordPress ist dazu kostenlos, was es vor allem für Einsteiger:innen besonders attraktiv und kosteneffizient macht.

WordPress Preisgestaltung:

WordPress hat einen kostenlosen Plan, mit dem du deine Website schnell aufsetzen kannst.

Später kannst du jederzeit upgraden, wenn du zusätzliche Plugins brauchst.

Wix

Wix ist ein weiterer populärer Website-Baukasten, mit dem du ganz ohne Programmierkenntnisse deine Seite erstellst.

Wix bietet im kostenlosen Plan bereits über 7.000 Design-Vorlagen – bei WordPress gibt es die meisten Design-Plugins erst im Bezahlpaket.

Ein weiteres wichtiges Kriterium, wenn du nach Software für virtuelle Assistent:innen suchst, ist der Support – gerade hier schneidet Wix besser ab als WordPress.

Deshalb ist Wix eine attraktive Alternative, wenn du z. B. KI-Features oder SEO-Tools zum fairen Preis nutzen möchtest.

Wix Preisgestaltung:

Wix bietet keinen kostenlosen Plan (wie WordPress), aber es gibt günstige Pakete mit 14-tägiger Testphase.

2. Tool für Kundenstimmen

Wenn deine Website steht, möchtest du natürlich auch Kund:innen gewinnen und Vertrauen aufbauen.

Tatsache ist: 92 % der Konsument:innen lesen Bewertungen und Testimonials, bevor sie kaufen.

Hier kommt Famewall ins Spiel – alle nötigen Workflows sind schon im Produkt integriert.

Famewall

Famewall ist ein No-Code-Tool, das dir hilft, Kundenstimmen zu sammeln und auf verschiedene Arten auf deiner Website einzubinden – so überzeugst du potenzielle Kund:innen.

Das Beste: Auch wenn du (noch) keine Testimonials hast, kannst du über Famewall individuelle Sammelseiten nutzen.

Gerade am Anfang macht es Sinn, Kund:innen für ihre Bewertung mit Rabatt- oder Gutscheincodes zu belohnen. Famewall bietet dafür praktische Integrationen.

Du hast bereits positive Bewertungen bei X, Linkedin, Trustpilot etc.? Auch die kannst du einfach mit einem Klick importieren.

Mit den Famewall-Widgets zeigst du Testimonials flexibel – angepasst an dein Webdesign – auf Famewall an.

Famewall Preisgestaltung:

Famewall bietet einen großzügigen Gratis-Plan und günstige Tarife mit vielfältigen Features – die perfekte All-in-One-Software für virtuelle Assistent:innen, um Testimonials zu sammeln, zu verwalten und zu teilen.

3. Terminplanung und Terminbuchung

Mit einer überzeugenden Website inklusive Social Proof hast du die Basis geschaffen. Jetzt brauchst du ein Terminbuchungstool, um das Vertrauen deiner Kund:innen weiter zu stärken und ihre Wünsche kennenzulernen.

Hier stelle ich dir zwei starke Tools vor – passend zum Budget und Funktionsumfang.

Calendly

Calendly ist eines der bekanntesten Tools zur Terminvereinbarung. Es verbindet dich unkompliziert mit Zoom, Google Meet, Microsoft Teams u.v.m.

So behältst du deine Termine im Griff und steigerst deine Produktivität als virtuelle Assistenz.

Das leidige Hin-und-her wegen freier Termine entfällt damit komplett.

Calendly lässt sich nahtlos in Google Calendar, Outlook, Zoom, Google Meet und viele weitere Tools für virtuelle Assistent:innen integrieren.

Calendlys Preisgestaltung:

Calendly hat einen großzügigen kostenlosen Plan zum Ausprobieren.

Premium-Pläne starten ab 10 USD pro Monat und lohnen sich, wenn du z.B. unbegrenzte Event-Typen oder Integrationen mit Hubspot, PayPal usw. benötigst.

SavvyCal

SavvyCal ist eine echte Calendly-Alternative mit besonders intuitiver Nutzererfahrung – für dich und deine Kund:innen.

Als besonderes Plus kann dein Gegenüber seinen Kalender direkt überlagern, um Terminkonflikte zu vermeiden.

Außerdem lassen sich Limits für Termine pro Tag, Woche oder Monat setzen.

SavvyCal Preisgestaltung:

SavvyCal bietet ebenfalls einen kostenlosen Plan, mit dem du alles ausprobieren kannst.

Die kostenpflichtigen Pakete lohnen sich u.a., um das Branding zu entfernen oder individuelle Booking-Links zu nutzen.

4. Rechnungs-Tools

Sobald du eigene Kund:innen hast, willst du natürlich auch effizient abrechnen.

Das richtige Tool nimmt dir die Arbeit beim Rechnungserstellen, Zahlungsmanagement und Mahnwesen komplett ab.

Es gibt z. B. einen kostenfreien Online-Rechnungsgenerator ganz ohne Anmeldung.

Darüber hinaus empfehle ich dir zwei bewährte Tools, die auch nahtlos Buchhaltung unterstützen.

Dubsado

Dubsado ist eine All-in-One-Lösung: Du schreibst damit Rechnungen, versendest Verträge und lässt diese direkt von deinen Kund:innen digital unterschreiben.

Formulare und Vorlagen lassen sich individuell anpassen, Erinnerungen für anstehende Zahlungen werden automatisch verschickt – deine Liquidität stimmt!

Dubsado bietet außerdem einen eigenen Terminplaner, sodass du ggf. nicht auf ein weiteres Meeting-Tool zurückgreifen musst.

Dubsado Preisübersicht:

Dubsado versteht sich als Komplettlösung und bietet für den dafür gebotenen Mehrwert einen erschwinglichen Tarif.

Honeybook

Honeybook ist eine Dubsado-Alternative und bündelt das komplette Vertrags- und Rechnungsmanagement inklusive Zahlungen.

Gerade wenn du im Team arbeitest, spielt Honeybook seine Stärken aus: Du kannst beliebig viele Kund:innen und Rechnungen verwalten.

Honeybooks Preisgestaltung:

Honeybook bietet ebenfalls einen sehr fairen Einstiegsplan zum effizienten Start ins Vertrags- und Rechnungsmanagement.

5. Zeiterfassung

Mit einem Zeiterfassungs-Tool behältst du und dein Team alle Aufgaben und Zeiten im Blick.

Gerade, wenn du nach Aufwand abrechnest, ist ein effizientes Time-Tracking unerlässlich.

Eine gute Software hilft dir dabei, Aufgaben zu protokollieren und den Zeitaufwand exakt zu berechnen.

Toggl

Toggl ist ein beliebtes Zeiterfassungs-Tool, mit dem du und dein Team Zeiten einfach nachhalten könnt.

Du berechnest abrechenbare Stunden und erstellst Reports für deine Kund:innen. Auch wenn du allein arbeitest, ist Toggl extrem übersichtlich und nützlich.

Toggls Preisgestaltung:

Toggl bietet einen kostenlosen Plan für die Zeiterfassung – mehr Integrationen gibt es im Bezahlmodell.

Famewall's Freelance tracker

Famewall bietet einen kostenlosen Zeiterfasser, der ganz ohne Anmeldung oder Login funktioniert.

Das Tool läuft einfach im Browser – ideal für einen schnellen Start. Ein Timer zählt die Zeit und du kannst alle deine Aufgaben übersichtlich notieren.

Suchst du eine simple, schnörkellose Lösung zum Einstieg, dann ist das perfekt für dich.

6. Grafik-Tool

Oft wirst du von Kund:innen gebeten, ansprechende Präsentationen oder Werbegrafiken zu gestalten.

Dafür braucht es ein flexibles Grafiktool – am besten eines, das gleich mehrere Aufgaben abdeckt.

Deswegen ist Canva in dieser Kategorie meine klare Empfehlung.

Canva

Canva ist ein großartiges Design-Tool, das ich selbst täglich für Social Media, Blogs und Grafiken nutze.

Bei Canva findest du eine riesige Auswahl an Vorlagen, falls du einmal kreative Pausen hast.

Mit der brandneuen KI-Funktion kannst du Bilder direkt im Tool generieren.

Canva Preisübersicht:

Im kostenlosen Canva-Plan kannst du loslegen, allerdings stehen dir Bezahl-Inhalte nur mit Upgrade zur Verfügung. Die Premium-Pläne sind günstig und flexibel wählbar (wöchentlich, monatlich oder jährlich).

Wer Premium-Elemente, transparente Downloads oder das dynamische Ändern von Bildgrößen braucht, ist mit einem bezahlten Abo bestens beraten.

7. Projektmanagement

Mit Projektmanagement-Tools organisierst du alleine oder im Team Aufgaben nach Priorität und hast die Fortschritte immer im Blick.

So stellst du sicher, dass du deine Kund:innen zuverlässig und termingerecht belieferst.

Trello

Trello ist ein vielseitiges Projektmanagement-Tool, das sowohl für Soloselbstständige als auch Teams perfekt geeignet ist.

Mit übersichtlichen Boards kannst du Aufgaben anlegen und sie Schritt für Schritt weiterziehen, wenn sie erledigt sind.

Das verschafft dem gesamten Team einen klaren Überblick.

Trello Preisgestaltung:

Trello bietet einen tollen Gratis-Plan und alle wichtigen Funktionen. Bis zu 10 Boards sind kostenlos.

Wer mehr Boards oder Speicher braucht, kann jederzeit upgraden.

Asana

Asana ist besonders für virtuelle Assistent:innen mit kleinen bis großen Teams geeignet, die Aufgaben gemeinsam planen und im Blick behalten wollen.

Mit Asana profitierst du von vorgefertigten Workflows und zahlreichen Integrationen, weil das Tool speziell für Teams entwickelt wurde.

Anders als bei anderen Lösungen kannst du Aufgaben gezielt einzelnen Teammitgliedern zuweisen.

Asana Preisübersicht:

Auch Asana bietet einen sehr umfangreichen Gratis-Plan, mit dem du bis zu 10 Personen ins Team holen kannst.

Für zusätzliche Features wie KI-Unterstützung, viele Automationen oder erweitertes Projekttracking gibt es Premium-Tarife.

ClickUp

ClickUp versteht sich als "All-in-One-Arbeitsapp" und ist die wohl meistgenutzte Software für virtuelle Assistent:innen.

Besonders für mittlere bis größere Teams ist ClickUp unschlagbar geeignet.

Du erstellst Aufgaben für verschiedene Projekte, ordnest sie nach Priorität und nutzt Listen und Ordner zur Organisation.

Zeittracking ist inklusive, ein separater Zeiterfasser wird überflüssig.

Das Gantt Chart ist ein weiteres Highlight: Damit visualisierst du Deadlines, Abhängigkeiten und Prioritäten deines Projekts auf einen Blick im Team.

ClickUp Preisgestaltung:

Mit dem kostenlosen ClickUp-Plan kannst du unbegrenzt viele Aufgaben verfolgen.

Wer unbegrenzten Speicherplatz oder noch mehr Integrationen möchte, kann upgraden.

8. Messenger und Kommunikations-Tools

Dein Team arbeitet effizienter, wenn ihr asynchron kommuniziert – also ohne ständig Meetings zu haben.

Messenger helfen dir, alle auf dem Laufenden zu halten. Auch wenn du allein arbeitest, bist du damit näher an deinen Kund:innen dran.

Slack

Slack ist das bekannteste Async-Messenger-Tool: Kommuniziere in verschiedenen Channels mit Team oder Kund:innen flexibel und ortsunabhängig.

Lege z.B. Channels für #projekte oder #kundenservice an, lade gezielt Personen ein und rede Themenbezogen – Text, Dateien und mehr.

1-1 Chats sind natürlich auch möglich und es gibt Apps für iOS und Android.

Slack Preisübersicht:

Mit dem kostenlosen Slack-Plan kannst du sofort loslegen.

Upgrades lohnen sich für unbegrenzten Nachrichtenverlauf oder Integrationen mit Tools wie Stripe oder Hubspot.

Voxer

Voxer ist eine Messenger-App mit Fokus auf asynchrone Sprachnachrichten und Audio-Chats im Team.

Der Schwerpunkt liegt anders als bei Slack auf sprachbasierter Kommunikation: Einzel- oder Gruppenchats, dazu Fotos, Videos und weitere Formate – alles möglich.

Voxer Preisgestaltung:

Voxer bietet einen kostenlosen Plan für asynchrone Audio-Kommunikation im Team.

In den kostenpflichtigen Paketen gibt es unbegrenzten Speicher, automatische Umwandlung von Audio in Text und viele Integrationen.

9. Social Media Planung & Management

Social Media ist ein zentraler Kanal, um neue Kund:innen zu gewinnen und deine eigene Marke als virtuelle Assistenz auszubauen.

Kund:innen vertrauen dir mehr, wenn sie deine Social-Expertise und Community sehen können.

Manche Kund:innen bitten dich auch, deren Social Accounts zu managen – auch dafür gibt es praktische Tools.

Pallyy

Pallyy ist ein moderner Social Media Scheduler, der mit Instagram, Facebook, X (vormals Twitter) und vielen weiteren Plattformen arbeitet.

Mit Pallyy bindest du auch dein Team ein und managst Kunden-Social Media gemeinsam.

Die Social Inbox sammelt alle Nachrichten und Kommentare an einem Ort, so verpasst du nichts mehr.

Pallyy Preisübersicht:

Pallyy hat einen fairen Gratis-Plan und sehr günstige Tarife, falls du mehr Social Sets oder Nutzer brauchst.

Metricool

Metricool ist eine weitere sehr gute Option für Social Media Planung und Management.

Perfekt im Einsatz auch bei freien Mitarbeitenden oder Freelancer:innen im Team.

Metricool integriert mehr Plattformen als Pallyy und bietet außerdem clevere Features wie Wettbewerbsanalysen und eine KI-Unterstützung für Textideen.

Metricool Preisgestaltung:

Auch Metricool gibt's gratis. Du kannst diverse Netzwerke wie Facebook, Instagram, X und sogar Websites/Blogs anbinden.

Mehr Accounts verwaltest du im Upgrade auf einen der günstigen Premium-Pläne.

10. Video-Sharing & Bildschirmaufnahme

Videotools sind Gold wert, wenn du als virtuelle Assistenz deinen Kund:innen Aufgaben, Fortschritte oder technische Abläufe anschaulich erklären musst.

Dabei werden Bildschirm und Webcam gleichzeitig aufgezeichnet.

Besonders für Asynchrone Kommunikation: Teile schnell Probleme, Feedback oder Erklärungen als Video statt langem Text.

Loom

Loom ist das bekannteste Video-Sharing-Tool für Einzelunternehmer:innen und große Teams.

Super praktisch: Du editierst deine Videos per Transkript, schneidest oder bearbeitest direkt im Dashboard.

Über die Browser-Erweiterung zeichnest du Bildschirm und Kamera auf – und teilst dein Loom-Video einfach per Link oder Einbindung auf der Website.

Loom Preisübersicht:

Loom ist im Gratis-Plan für 25 Kurzvideos à 5 Minuten verfügbar.

Mehr Recordingzeit oder unbegrenzte Videos gibt’s im Abo.

Tella

Tella ist großartige Loom-Alternative, mit der du Webcam und Screen nach Belieben anordnest und präsentierst.

Im Vergleich zu Loom punktet Tella mit kreativen Design-Optionen für eindrucksvolle, professionelle Videos.

Mit Zoom-Effekten steigerst du die Aufmerksamkeit und kannst auch Hintergründe und Aufnahmeklicks dynamisch gestalten.

Tella Preisgestaltung:

Im Gegensatz zu Loom ist Tella nur in zwei preiswerten Tarifen mit unbegrenzten Videos verfügbar.

Fazit:

Du hast jetzt die besten Tools für virtuelle Assistent:innen kennengelernt. Such dir die passenden aus – abgestimmt auf Teamgröße und Arbeitsalltag.

Teste Famewall kostenlos, um mit einem einfachen Link unkompliziert Kundenstimmen für dein Business als virtuelle Assistenz zu sammeln und sie als Social Proof ohne Programmierkenntnisse auf deiner Website anzuzeigen.