Fragen für das Coaching Intake-Formular (mit kostenlosem Download der Vorlage)

Wusstest du, dass 65 % aller Coaching-Beziehungen daran scheitern, dass Erwartungen und der Austausch zum Start einfach nicht klar genug sind?

Das Geheimnis richtig erfolgreicher Coaches ist gar kein fancy Tool. Tatsächlich ist es ganz einfach – ein gut gestaltetes Coaching Intake-Formular.

Aber hier liegt oft das Problem: Viele Coaches tun sich schwer, ein wirklich wirkungsvolles Formular zusammenzustellen.

Vielleicht hast du dich auch schon gefragt, welche Fragen eigentlich sinnvoll sind – oder wie das Onboarding entspannter für alle läuft.

Deshalb habe ich Fragen gesammelt, die dir genau solche Kopfschmerzen abnehmen.

Egal ob du Life Coach, Executive Coach, Gesundheitscoach oder Business Coach bist – hier findest du, was du fragen solltest, wie du es einfach halten kannst und wie ihr von Anfang an auf derselben Wellenlänge landet.

Was ist ein Intake-Formular?

Ein Coaching Intake-Formular ist eine Vorlage, die dein Klient vor dem ersten Coaching-Termin ausfüllt, damit du seine Bedürfnisse besser kennst.

Man kann es als Landkarte sehen: Sie zeigt, wo dein Klient aktuell steht und wohin er möchte.

Die richtigen Fragen fürs Intake-Formular finden

Dein Intake-Formular ist wie der erste Handschlag mit deinem Klienten. Damit bekommst du einen echten Eindruck von der Person, bevor die Arbeit startet.

Aber es soll nicht wie eine langweilige, endlose Checkliste wirken.

Das Ziel: Stell Fragen, die dir dabei helfen, zu verstehen, wer dein Klient ist, was er erreichen will und was ihn aktuell noch ausbremst.

So klappt es am besten:

Kerninformationen herausfiltern 

• Persönliche Details und Kontakt:
  
  Starte einfach – Name, wie du ihn erreichst und was er macht.
  
  Ist die Person zum Beispiel Manager:in in einem Großunternehmen? Freelancer:in mit 1.000 Projekten? Dieses Wissen gibt dir einen realistischen Einblick in den Alltag.
  
  Gerade bei Menschen in stressigen Jobs erkennst du darüber gleich typische Herausforderungen.

• Ziele und was wirklich zählt:
  
  Frag nach den kurzfristigen und langfristigen Zielen.
  
  Bist du Life Coach, dann geht es vielleicht um große Lebensträume oder eine Wunschvorstellung in fünf Jahren.
  
  Executive Coach? Dann steht die Führungskraft im Mittelpunkt, etwa die nächste Karrierestufe. Gesundheitscoach? Dann zähle auf, wie dein Klient sich fühlen möchte – kräftiger, gelassener, fitter. Business Coach? Dann frage nach Vision und Unternehmenszielen wie Umsatz oder Wachstum im Team. Frag zum Beispiel: „Was möchtest du im nächsten Jahr unbedingt erreichen?“ – simpel, aber wirkungsvoll!

• Hindernisse und Stolpersteine:
  
  Du musst wissen, was aktuell im Weg steht.
  
  Frag nach konkreten Schwierigkeiten – z. B.: „Was ist gerade am härtesten?“ oder „Was ärgert Sie am meisten an Ihrer aktuellen Situation?“
  
  So zeigst du: Es geht dir nicht nur ums Endziel, sondern um den Menschen selbst – und darum, wirkliche Hürden gemeinsam zu überwinden.

Fragen für Coaching Intake-Formulare

Nachfolgend findest du eine ausführliche Liste an Intake-Formular-Fragen, sortiert nach Coaching-Bereich.

Jeder Bereich enthält gezielte Fragen, mit denen Coaches die wichtigsten Infos für ein individuelles Coaching herausfinden.

1. Life Coaching Intake-Formular-Fragen

Beim Life Coaching geht es um persönliche Entwicklung, Zielsetzung und Veränderungen im Leben.

Mit folgenden Fragen findest du mehr über Wünsche und die aktuelle Lebenssituation des Klienten heraus:

• Wie sieht dein ideales Leben in 5 Jahren aus? Wie fühlst du dich dabei?
• In welchen Bereichen möchtest du dich in unseren Sitzungen besonders persönlich weiterentwickeln?
• Wie gehst du normalerweise mit größeren Veränderungen in deinem Leben um?
• Was sind deine wichtigsten Ziele, die du durch das Coaching erreichen möchtest?
• Was erhoffst du dir durch die Zusammenarbeit mit mir als Coach?
• Was wünschst du dir von mir für unsere Coachings?
• Skala 1-10: Wie zufrieden bist du aktuell mit deinem Leben?
• Was ist dir im Leben am wichtigsten und warum?

2. Gesundheitscoaching Intake-Formular-Fragen

Gesundheitscoaching legt den Fokus auf körperliches und mentales Wohlbefinden: Ernährung, Bewegung und Gesundheitsziele. Die passenden Fragen dazu sind:

• Was sind deine drei wichtigsten Gesundheitsziele für die nächsten sechs bis zwölf Monate?
• Nimmst du derzeit Medikamente oder Nahrungsergänzungsmittel? Falls ja, welche?
• Wie würdest du deine momentanen Ernährungsgewohnheiten beschreiben? Gibt es bestimmte Muster oder Einschränkungen?
• Was erwartest du von mir als Coach?
• Hast du in der Vergangenheit versucht, deine Gewohnheiten, deine Gesundheit oder deine Ernährung zu verändern?
• Skala 1-10: Wie gesund findest du deine aktuellen Ernährungsgewohnheiten?
• Wie viele Stunden pro Woche machst du regelmäßigen Sport?
• Wer macht bei dir zuhause in der Regel den Einkauf?

3. Executive Coaching Intake-Formular-Fragen

Executive Coaching zielt auf Führungskräfte und organisatorische Wirkung – mit Fokus auf Führungsverhalten und Herausforderungen. Die Fragen lauten:

• Stell dir vor, du bist die Führungskraft, die du immer sein wolltest – wie sieht das aus und wie möchtest du dein Unternehmen in den nächsten Jahren beeinflussen?
• Hast du kürzlich Feedback von Kollegen, Team oder anderen erhalten? Was waren die wichtigsten Erkenntnisse?
• Wie würdest du derzeit deinen Führungsstil beschreiben? (z. B. demokratisch, autoritär, transformational etc.)
• Was ist im Moment die größte Herausforderung für dich als Führungskraft?
• Was kannst du als Führungskraft besonders gut und wo wünschst du dir Unterstützung?
• Wie gehst du mit Konflikten im Team um?
• Was möchtest du, dass dein Team durch die Zusammenarbeit mit dir lernt oder erreicht?
• Woran erkennst du, dass du einen guten Job als Führungskraft machst? Welche Erfolge zeigen dir, dass du auf dem richtigen Weg bist?

4. Karriere-Coaching Intake-Formular-Fragen

Karriere-Coaching unterstützt Klienten, ihren beruflichen Weg zu finden – egal ob aktueller Job oder neue Karriereziele. Die Fragen umfassen:

• Wenn du drei bis fünf Jahre vorspulst – wie sieht dein Traumjob dann aus?
• Beschreibe kurz deine aktuelle Position, Haupaufgaben und deinen Arbeitsalltag.
• Welche Fähigkeiten zählen für dich am meisten in deinem aktuellen Beruf oder Karriereweg?
• Was sind deine Karrierezielsetzungen?
• Bist du zufrieden mit deinem aktuellen Job? Warum (nicht)?
• Was sind die größten Hindernisse für deinen Karrierefortschritt?
• Hast du schon einen Berufswechsel in Erwägung gezogen? Wenn ja, welcher?
• Was hast du kürzlich für deine Weiterentwicklung unternommen (z. B. Seminare, Kurse, Bücher)?

5. Business Coaching Intake-Formular-Fragen

Business Coaching dreht sich um Unternehmenswachstum, Teamdynamik und finanzielle Ziele. Beispiel-Fragen:

• Wo siehst du dein Unternehmen in drei bis fünf Jahren? Welche Meilensteine möchtest du bis dahin erreichen?
• Was sind aktuell die größten Herausforderungen in deinem Unternehmen?
• Wie würdest du die Teamdynamik beschreiben? Gibt es besondere Stärken oder Schwächen?
• Was ist die Mission und Vision deines Unternehmens?
• Wer sind deine Zielkunden?
• Was ist dein Wettbewerbsvorteil?
• Wie ist dein Plan für das Wachstum deines Unternehmens?
• Welche finanziellen Ziele hast du für dein Business?

6. Beziehungscoaching Intake-Formular-Fragen

Beziehungscoaching adressiert Dynamiken in Partnerschaft, Freundschaft oder Familie – im Fokus: Kommunikation und Zufriedenheit.

Die Fragen sind:

• Welche Themen fallen dir schwer, mit deinem Partner/deiner Partnerin/Freund/Familienmitglied zu besprechen?
• Gibt es wiederkehrende Muster, die du dir anders wünschst?
• Habt ihr in den letzten 2 Jahren große Veränderungen gemeinsam erlebt?
• Was bewunderst du an deinem Partner/deiner Partnerin/Freund/Familienmitglied am meisten?
• Welche Aktivitäten genießt ihr gemeinsam?
• Wie würdest du eure Kommunikation miteinander beschreiben?
• Was erhoffst du dir vom Beziehungscoaching?
• Skala 1-10: Wie zufrieden bist du mit deiner Beziehung?

7. Finanzcoaching Intake-Formular-Fragen

Finanzcoaching hilft, den Umgang mit Geld zu verbessern, Ziele zu setzen und Konsumverhalten zu verstehen.

Die Fragen:

• Was sind deine wichtigsten finanziellen Ziele in den nächsten 1-5 Jahren?
• Gibt es geplante Meilensteine wie Hauskauf, Reisen, Ausbildung des Kindes?
• Kannst du ungefähr dein Monatsgehalt, Ausgaben und feste Kosten nennen?
• Wie beschreibst du deine Ausgabengewohnheiten: Eher spontan, diszipliniert oder dazwischen?
• Gibt es laufende Schulden? Wenn ja, welche?
• Wie sieht deine aktuelle Sparstrategie aus?
• Wie planst du deine Altersvorsorge?
• Hast du schon in Finanzprodukte investiert?
• Wie hoch ist deine Risikobereitschaft beim Investieren?

8. Academic Coaching Intake-Formular-Fragen

Academic Coaching unterstützt Studierende, ihre Lernziele zu erreichen und mit Lernstress besser umzugehen.

Die Fragen:

• Was sind deine wichtigsten akademischen Ziele für dieses Jahr? Gibt es bestimmte Unis oder Studiengänge, für die du dich bewerben möchtest?
• Wie sieht dein Lernalltag aus? Wieviele Stunden lernst du durchschnittlich und hast du feste Routinen?
• Welcher Lernstil ist für dich am effektivsten: Zuhören, visuelles Lernen etc.?
• Welche Fächer fallen dir besonders schwer?
• Wie organisierst du deine Zeit zwischen Lernen und anderen Aktivitäten?
• Gibt es Lernschwierigkeiten oder besonderen Unterstützungsbedarf?
• Was sind deine langfristigen Ausbildungsziele?
• Wie gehst du mit Prüfungsstress um?

9. Leadership Coaching Intake-Formular-Fragen

Leadership Coaching unterstützt, als Führungskraft zu wachsen und das Team zu stärken.

Die Fragen:

• Was bedeutet für dich, eine gute Führungskraft zu sein?
• Wie sorgst du dafür, dass dein Team motiviert ist und Herausforderungen annimmt?
• Welche Führungskompetenzen möchtest du gezielt ausbauen?
• Fällt dir spontan eine aktuelle Führungssituation ein, die besonders anspruchsvoll war? Wie hast du reagiert?
• Wie förderst du eine positive Teamkultur?
• Wie triffst du Entscheidungen?
• Wie gehst du mit Feedback aus dem Team um?
• Was sind deine Ziele für deine Entwicklung als Führungskraft?

10. Performance Coaching Intake-Formular-Fragen

Performance-Coaching konzentriert sich auf konkrete Leistungen, zum Beispiel im Sport oder bei künstlerischen Auftritten. Die Fragen dazu:

• Welche Ziele verfolgst du konkret mit deinem Training/deinen Auftritten?
• Wie bereitest du dich auf wichtige Auftritte oder Wettkämpfe vor?
• Was sind deine Stärken und wo möchtest du gezielt Unterstützung?
• Wie gehst du mit Nervosität und Druck vor einem wichtigen Termin um?
• Wie sieht dein Trainingsplan aus?
• Hast du schon mal mit einem Coach gearbeitet? Welche Erfahrungen hast du gemacht?
• Was spornt dich zu Höchstleistungen an?
• Wie misst du deinen Fortschritt und Erfolg?

Downloadbare Coaching Intake-Formular-Vorlage

Hier ist wie versprochen eine ausfüllbare Intake-Formular-Vorlage, die du kopieren und individuell für deine Coaching-Klienten anpassen kannst.

Link zur Coaching-Intake-Formular-Vorlage

Die Balance aus Detailtiefe und Überforderung 

Das Intake-Formular prägnant und relevant halten 

Beschränke dich auf die wichtigsten Fragen, die wirklich Auswirkungen auf dein Coaching haben.

Ein zu umfangreiches Formular führt schnell zu „Formularmüdigkeit“. Wenn eine Antwort deinen Ansatz nicht verändert, kann die Frage weg.

Kombiniere Fragen und Formulare, wo es geht. Ein Gesundheitscoach könnte den PAR-Q, die Gesundheitshistorie und die Haftungsklausel in einem Dokument zusammenfassen. Weniger Formulare bedeuten weniger Aufwand für den Klienten.

Orientierung: Das Ausfüllen sollte maximal 5–15 Minuten beanspruchen.

Teste das Formular selbst oder lass es einen Freund ausfüllen. Dauert es zu lange, kürze alles, was nicht unbedingt nötig ist.

Zu persönliche oder komplexe Fragen zu Beginn vermeiden 

Frage zu sensible Themen erst, wenn Vertrauen da ist.

Zu komplexe, offene Fragen verwirren oder überfordern. Formuliere klar und verständlich.

Setze bei Bedarf Häkchen bei bestimmten Fragen: Sie sind dann optional.

Damit gibst du den motivierten Klienten Raum für mehr. Alle anderen fühlen sich nicht unter Druck gesetzt.

So bekommst du die wichtigsten Basics – und überforderst niemanden, der lieber knapp antwortet.

Die richtigen Tools und Plattformen wählen 

Benutzerfreundliche Online-Formular-Lösungen 

- Formular-Builder: Kostenlose oder günstige Tools helfen dir beim Erstellen. Google Forms ist gratis, Alternativen wie JotForm oder Wufoo bieten mehr Design-Optionen.

So können Klienten bequem am Handy oder Rechner ausfüllen – und du erhältst die Antworten sofort.

- Website-Einbindung: Hast du eine Coaching-Webseite, dann binde das Formular ein oder setze einen klaren Link. Beispiel: Mit einem WordPress-Plugin wie WPForms klappt die Integration.

- PDF vs. Online: Online-Formulare entfernen viele Hürden. Häufig ist ein Web-Formular mit Absende-Button deutlich nutzerfreundlicher als eine PDF- oder Papierlösung, die der Kunde erst speichern und per Mail zurückschicken muss.  

- Referenzen & Feedback einholen: Hast du die Klienten-Onboarding-Fragen durch, kannst du mit einer Testimonial-Software wie Famewall direkt Feedback und Kundenstimmen einsammeln.

Widerstände beim Ausfüllen abbauen 

Ich weiß, Formulare kommen nicht immer gut an. Aber mit den richtigen Tipps machst du es deinen Klienten leicht und sorgst dafür, dass sie motiviert ausfüllen.

Hier geht es nicht bloß um Papierkram – du legst damit den Grundstein für ein starkes, individuelles Coaching. Und so überwindest du die typischen Widerstände im Intake-Prozess:

Zweck und Nutzen klar kommunizieren 

Seien wir ehrlich – keiner füllt gern Formulare aus. Aber das Coaching Intake-Formular ist keine lästige Pflicht, sondern hilft mir, auf deine Klienten persönlich einzugehen und sie optimal zu unterstützen.

Erkläre deinen Klienten: „Mit dem Formular kann ich das Coaching wirklich auf dich zuschneiden – auf deine Ziele, deine Hindernisse.“ Wenn sie merken, es geht um sie und kein reines Prozedere, machen sie meist gerne mit.

Erwähne: „Das dauert maximal fünf bis zehn Minuten!“ Wenn es länger dauert, sage das offen – so wissen die Klienten, worauf sie sich einlassen und schieben das Ausfüllen nicht ewig vor sich her.

Manche haben Bedenken in Sachen Datenschutz. Beruhige sie: „Das bleibt nur zwischen uns und ist vertraulich – teile nur, womit du dich wohlfühlst.“ Sollten also sensible Punkte dabei sein, ist das ein Thema für das persönliche Gespräch. So schaffst du Vertrauen und nimmst den Druck.

Den Prozess einfach und persönlich gestalten 

Ich weiß: Komplexe Formulare schrecken ab. Gerade darum verschicke ich ein simples Online-Coaching Intake-Formular – Link anklicken, ausfüllen, fertig. Kein umständliches Login, kein Technik-Drama. Alles intuitiv und klientenfreundlich.

Bleibt trotzdem Unsicherheit, biete an, das Formular gemeinsam am Telefon oder im Videocall auszufüllen. Sag: „Wir gehen die Fragen beim ersten Termin zusammen durch – ich mache mir Notizen.“ So wird ein Pflichtpunkt zum lockeren Austausch – und Unsicherheiten klärt ihr sofort.

Bei langen Formularen: Gliedere in Abschnitte mit Fortschrittsanzeige („Nur noch 30 % – gleich geschafft!“). Kleine Portionen sind mental viel einfacher zu meistern als eine riesige Liste. Reduziere so die Barrieren und steigere die Mitmachquote.

Nachfassen und freundlich erinnern 

Das Leben ist voll – Formulare können gern mal untergehen.

Eine freundliche Erinnerung wirkt Wunder: Schreib zum Beispiel „Bitte fülle das Coaching Intake-Formular bis zu unserer Sitzung am [Datum] aus.“

So startet ihr beide mit klarem Überblick in den ersten Termin!

Wenn es ausgefüllt zurückkommt: Gib ein ehrlich gemeintes Dankeschön. Ein kurzes „Danke, dass du es so schnell geschafft hast – jetzt weiß ich, wo du stehst!“ bestärkt den Klienten und macht Lust auf die Zusammenarbeit.

So spürt der Klient Wertschätzung und ist direkt motivierter für die nächsten Schritte.

Fazit 

Wenn du auf diese Punkte achtest, gestaltest du ein Coaching Intake-Formular und ein Onboarding, das nicht nur die nötigen Infos liefert, sondern auch das Klientenerlebnis verbessert. Mit den passenden Fragen, Tools und Prozessen fühlen sich Klienten von Anfang an bestens begleitet.

Vergiss nicht: Das Intake-Formular ist meist die erste offizielle Berührung mit deinem Coaching-Angebot.

Ein durchdachtes, klar strukturiertes und klienzentrisches Formular zeigt Professionalität, Vorbereitung und echtes Interesse. Das schafft Vertrauen und gibt schon vor der ersten Session den richtigen Ton an.

Denke daran: Dein Intake-Prozess darf sich mit deiner Praxis weiterentwickeln. Überprüfe das Formular ein- bis zweimal jährlich (z. B., wenn du dich spezialisierst oder neue Services hinzunimmst), damit es weiterhin zu deinen Anforderungen passt und eventuelle neue Herausforderungen abdeckt.

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